Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word Dalam Membuat Surat Masal

Berikut Teknik Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word :

1.     Terlebih dahulu kita membuat surat induknya dengan ketentuan penerima serta data tidak perlu diinputkan secara manual atau dikosongkan terlebih dahulu saja. Dalam surat ini saya mengosongkan nama penerima dan ketua program studi.

    Klik Tab Menu Mailing pilih Start Mail Merge dan pilih Letter untuk membuat undangan.

3.     Langkah selanjutnya yakni dengan Membuat sumber data (penerima) Klik Select Recipient lalu pilih Type New List.

4.     Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk menginput data penerima. Karena yang kita inputkan hanya dua saja maka kita pilih Costumize Column untuk mengganti nama kolom. Setelah itu hapus semua kolom data, dan ganti dengan menambahkan kolom Penerima dan Ketua Program Studi. OK.

5.     Inputkan nama penerima serta Ketua program studinya kemudian save.

6.     Setelah data sudah terinput, untuk  memasukan penerima  kedalam surat pilih Insert Merge Field, pilih sesuai data yang dikosongkan tadi.

7.     Setelah data terisi semua untuk menampilkan nama penerima serta ketua program yakni Klik Priview Result dan untuk mengganti nama yang lainnya tekan panah kecil pada Priview Result.

8.     Untuk mencetak semua surat Klik Finish & Merge lalu pilih Print Document. All untuk mencetak semua dokumen / surat.

9.     Dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word sangat memudahkan kita dalam membuat surat secara masal tanpa harus menulisnya ulang atau dengan mengcopy-paste setiap halamannya dan lalu mengganti nama penerima. Inilah teknik membuat surat masal menggunakan mail marge di Microsoft word dalam membuat surat masal, semoga bermanfaat.

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP serta perbedaan penggunaan fungsi tersebut

A. Fungsi VLOOKUP

Fungsi vlookup atau Rumus vlookup adalah salah satu fungsi atau rumus excel dasar. Excel Vlookup yang termasuk dalam kategori lookup & reference  akan sering dibutuhkan saat mengerjakan tugas-tugas keseharian terkait dengan microsoft excel. Fungsi atau Rumus Excel VLOOKUP adalah salah satu fungsi ms. Excel yang digunakan untuk mencari data pada kolom pertama sebuah tabel data, kemudian mengambil nilai dari sel mana pun di baris yang sama pada tabel data tersebut.

B. Fungsi HLOOKUP

 Fungsi HLOOKUP digunakan untuk menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format horizontal. Dan mencari value secara horizontal (dari kiri ke kanan).

C. Perbedaan Penggunaan Fungsi

Secara sederhana dan singkatnya vlookup digunakan untuk membaca data tabel dan menghasilkan data yang bersifat tegak lurus(kebawah/vertikal), sedangkan hlookup untuk membaca data tabel dan menghasilkan data yang bersifat horizontal. Dan juga jika VLOOKUP berfungsi mencari sebuah value secara vertikal (dari atas ke bawah) dan menampilkan nilai lain yang sebaris dengan tersebut, HLOOKUP mencari value secara horizontal (dari kiri ke kanan), lalu menampilkan nilai lain yang sekolom dengan nilai tersebut sesuai yang diinginkan.

Trik menggunakan Pivotable dan Pivotcharf

A. Trik menggunakan Pivotable

Langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat sebuah pivotable sederhana adalah sebagai berikut:

1. Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
2. Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert -- Table -- Pivot Table. Langkah ini bisa anda lakukan dengan menggunakan shortcut Alt+N.
3. Jika langkah anda benar selanjutnya akan muncul sebuah dialog box "Create PivotTable" Dengan nama tabel otomatis suad terisi. Dalam contoh ini nama tabel sumber yang digunakan adalah "Tabel Sumber".
   
   Pada pilihan "Choose where you want the PivotTable report to be placed", anda bisa menentukan pilihan dimana PivotTable ini akan diletakkan. Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada worksheet yang telah ada.
   Selanjutnya Klik OK Untuk membuat pivot table baru dengan pengaturan diatas.
4. Setelah memilih OK pada kotak dialog sebelumnya, akan muncul sheet baru yang berisi Bidang PivotTable kosong pada workbook anda. Selain itu pada bagian sebelah kanan akan muncul PivotTable Fields.
   
   Bidang PivotTable kosong di sebelah kiri adalah tempat dimana PivotTable akan ditampilkan, sedangkan PivotTable Field adalah pengaturan field-field data PivotTable apa sajakah yang akan ditempakan pada bagian Row, Column, Value atau Filter.
5. Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan cara memilih pada bagian PivotTable Fileds untuk menentukan filed-field mana yang akan kita letakkan pada bagian-bagian PivotTable (Row, Column, Value dan Filter).

Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak masalah dikosongkan. Sedangkan tiga bagian pertama pada umumnya harus diisi.

Jika dilakukan sesuai dan benar maka akan menghasilkan yang sesuai

B. Trik Menggunakan Pivotcharf

1. Buka File PivotChart.xlsx
2. Letakan Pointer pada area data.
3. Masuk ke Tab Insert pilih PivotChart, “pada Versi Excel 2013 keatas anda dapat langsung membuat pivot chart dari bentuk tabel (Range) biasa.
4. Pada window Create Pivot Chart, atur parameter sebagai berikut :

• Table/Range secara otomatis akan terseleksi, jika dibutuhkan anda dapat seleksi ulang area datanya.
• Pilih new worksheet untuk lokasi pivotachart agar mudah dianalisa.
4. Klik OK
5. Pada Sheet baru akan di tambahkan area PivotTable dan PivotChart Kosong, gunakan drag dan drop untuk menampilkan datanya. PivotTable dan PivotChartnya.
6. Drag Field “Car“, “Branch“, dan “Total” dari Pivotable Field List ke Area Pivot, atau Gunakan Ceklist untuk menampilkan data pada PivotTable report.
7. Letakan Field “Car” dan “Branch” pada area “ROWS”
8. Letakan Field “Total” pada area “VALUES” (setiap field yang mau di hitung letakan pada field Values”
9. Laporan akan otomatis terbentuk di PivotTable dan PivotChart Untuk melakukan komparasi penjualan antar cabang anda gunakan filter Field “Branch”

Dari langkah diatas anda dapat ubah bentuk PivotChart menjadi bentuk Line, anda juga dapat menambahkan trendline untuk melihat fluktuasi datanya. 

Fungsi RANK, Data Sort, Chart dan COUNTIF

Macam-Macam Fungsi:
A. Fungsi Rank
        Fungsi RANK adalah merupakan salah satu fungsi dari bagian Statistik dalam Microsoft Excel yang bertujuan atau menghasilkan nomor urut suatu nilai dalam suatu daftar nilai. Penggunaan fungsi RANK cocok untuk diaplikasi dalam memberikan peringkat (Ranking) daftar nilai siswa, hasil ujian dan lain-lain

B. Fungsi Data Sort
         Biasanya digunakan untuk mengurutkan data dalam baris. Sebagai baris nilai, kolom nilai, atau kombinasi dari baris dan kolom nilai.

C. Fungsi Chart
          Chart : Berfungsi untunk menyisipkan atau menampilkan chart wizard untuk pembuatan Graphic di document. Ada berbagai macam chart yaitu Column, Line, Pie, Bar, Area, X Y (Scatter), Stock, Surface, Doughnut, Bubble dan juga Radar.

D. Fungsi Countif
          Fungsi atau rumus countif ini pada dasarnya memiliki kegunaan yang sama dengan fungsi COUNT yaitu untuk menghitung banyaknya data. Fungsi COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah sel pada sebuah range data yang memenuhi kriteria atau syarat tunggal yang kita tentukan.

Pengenalan Microsoft Excel 2010, Mengenal Menu dan Fungsi Menu Ms Excel

A. Pengenalan Microsoft Excel 2010
       Microsoft Excel digunakan untuk membuat data dan sebagainya Excel 2010 banyak digunakan untuk mengakses kegunaan komputer.

B. Menu dan Fungsi Menu dalam Ms Excel 2010

A. Tab Home terdiri dari 7 grup menu: (1) Clipboard, (2) Font, (3) Alignment, (4) Number, (5) Styles, (6 ) Cell, dan (7) Editing.

     1.  Grup Clipboard

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Clipboard :

·       Paste               :  Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada di clipboard

·       Cut                  :  Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard

·       Copy                :  Menyalin ke clipboard

·       Format Painter  :  Melakukan copy format

     2.  Grup Font

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Font :

·      Font Size                         :  Mengatur ukuran huruf

·    Increase/Decrease Font    : Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat (sesuai tingkatan  font size)

·   Bold, Italic, Underline   :  Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi (garis bawah satu atau ganda) teks

·       Border                            :  Membuat garis bingkai sel

·       Fill                                  :  Mewarnai sel

·       Color                              :  Mewarnai huruf

     3.  Grup Paragraph

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Paragraph :

·       Vertical Alignment   :  Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel. Atas, tengan, dan bawah

·       Perataan teks           :  Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan

·       Indent                      :  Menambah dan mengurangi inden teks

·       Teks Orientation      :  Mengubah kemiringan teks

·       Merge Cell              :  Menggabungkan sel

·       Page Break             :  Mengatur pemisah halaman

     4.  Grup Number

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Number :

·       Number Format Cell            :  Pengaturan jenis penulisan angka

·       Currency                             :  Format angka untuk mata uang

·       Persen                                :  Format angka persen

·       Comma                               :  Mengubah nilai koma ribuan

·       Increase/Decrease Decimal :  Menambah dan mengurangi nilai decimal

     5.  Grup Styles

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Styles :

·       Conditional Formatting  :  Melakukan format terkondisi

·       Format as Table           :  Membuat format warna, huruf tabel  (seluruh sel) secara cepat.

·       Cell Styles                    :  Membuat format sel secara cepat, memformat warna dan huruf sel.

     6.  Grup Cells

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Cells :

·   Insert   :  Untuk menambah sel yang ingin dibuat, baik satu baris, satu kolom, maupun sesuai

kebutuhan.

·    Delete  :  Menghapus sel, dengan pilihan menghapus seluruh sel, sel yang vertikal dan horisontal,

sesuai dengan yang diinginkan user.

·    Format :  Melakukan format sel.

7.  Grup Editing

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Editing :

·       Fill                   :  Membuat pola angka secara kontinu

·       Clear                :  Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format

·       Sort & Filter     :  Mengatur data agar mudah dianalisis

·       Find & Select   :  Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja

B. Tab Insert terdiri dari 6 kelompok, yaitu : (1) Tables, (2) Illustrations, (3) Charts, (4) Links, (5) text, (6) Symbols.

     1.  Grup Tables

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Tables :

·       Pivot Table  :  Memasukkan tabel pivot

·       Table           :  Memasukkan table

     2.  Grup Illustrations

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Illustrations :

·       Picture      :  Menambahkan gambar pada worksheet

·       Clip Art     :  Menambahkan gambar clipart pada worksheet

·       Shapes      :  Menambahkan gambar bentuk tertentu

·       Smart Art  :  Memasukkan objek smartart

     3.  Grup Charts

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Charts :

·       Coloumn      :  Memasukkan grafik kolom

·       Line            :  Memasukkan grafik garis

·       Pie              :  Memasukkan grafik pie

·       Bar             :  Memasukkan grafik batang

·       Scatter        :  Memasukkan grafik distribus

·       Other Chart :  Memasukkan grafik lainnya

     4.  Grup Link

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Link :

·       Hyperlink     :  Memasukkan hyperlink pada worksheet

     5.  Grup Text

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Text :

·       Textbox              :  Memasukkan kotak teks

·       Header & Footer :  Memasukkan header dan footer

·       WordArt             :  Memasukkan teks dekoratif

·       Signature Line     :  Memasukkan garis tanda tangan

·       Object                :  Memasukkan objek

·       Symbol               :  Memasukkan symbol

     6.  Grup Symbols

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Symbols :

·         Equation :   digunakan untuk menyisipkan simbol-simbol persamaan, terutama dalam bidang matematika.

·         Symbol   :   digunakan untuk menyisipkan karakter khusus.

C. Tab Page Layout terdiri dari 5 kelompok, yaitu : (1) Themes, (2) Page Setup, (3) Scale to Fit, (4) Sheet Options, (5) Arrange

     1.  Grup Themes

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Themes :

·       Theme  :  Mengubah tema tampilan excel

·       Color    :  Mengubah warna tema

·       Font     :  Mengubah jenis font tema

·       Effect   :  Mengubah efek tema

     2.  Grup Page Setup

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Page Setup :

·       Margin        :  Mengubah margin halaman

·       Orientation   :  Mengubah orientasi halaman

·       Size             :  Mengubah ukuran kertas

·       Print Area   :  Menentukan area tertentu untuk proses cetak

·       Breaks        :  Menentukan pemisah halaman

·       Background :  Menentukan gambar untuk latar

·       Print Title    :  Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap halaman

     3.  Grup Scale to Fit

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Scale to Fit :

·       Width   :  Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas

·       Height  :  Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas

·       Scale    :  Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai persentase Ukuran

     4.  Grup Sheet Option

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Sheet Option :

·       Gridlines    :  Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan

·       Heading    :  Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan

  5.  Grup Arrange

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Arrange :

·       Bring to Front   :  Memindahkan objek ke depan

·       Send to Back    : Memindahkan objek ke belakang

·       Selection Pane  :  Memperlihatkan panel seleksi objek

·       Align                :  Meluruskan objek

·       Group               :  Mengelompokkan objek

·       Rotate              :  Melakukan rotasi objek

D. Tab Formulas terdiri dari 4 grup, yaitu : (1) Function Library, (2) Defined Name, (3) Formula Auditing, (4) Calculation

     1.  Grup Function Library

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Library :

·       Insert Function           :  Memasukkan fungsi/guna pada sel yang diseleksi

·       Auto Sum                  :  Menunjukkan/menampilkan hasil perhitungan sederhana, seperti rata-rata dll

·       Recently Used           :  Menampilkan fungsi-fungsi yang baru digunakan digunakan

·       Financial                    :  Menampilkan fungsi keuangan

·       Logical                      :  Menampilkan fungsi logika/mantik

·       Text                          :  Menampilkan fungsi teks

·       Date & Time             :  Menampilkan fungsi tanggal dan waktu

·       Lookup & Reference  :  Menampilkan fungsi lookup dan keterangan

·       Math & Trig              :  Menampilkan fungsi matematikan dan trigonometri

·       More Function            :  Menampilkan pilihan fungsi lain seperti misalnya statistika

     2.  Grup Definend Names

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Definend Names :

·       Name Manager          :  Membuat, mengedit dan menghapus serta menemukan semua nama yang   digunakan dalam workbook

·       Define Name              :  Nama-nama sel sehingga kamu dapat mengacu dalam formula/rumus  dengan nama tersebut

·       UseIn Formula            :  Memilih nama yang digunakan dalam buku kerja dan dimasukkan ke  dalam formula yang telah digunakan

·       Create from Selection :  Membuat nama secara otomatis dari sel yang diseleksi

  3.  Grup Formula Auditing

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Formula Auditing :

·       Trace Precedents  :  Memperlihatkan panah pada sel lain yang memepengaruhi nilai sel ini

·       Trace Dependents :  Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilai sel ini

·       Remove Arrows    :  Menghilang panah Trace Dependents atau Trace Precedents

·       Show Formulas      :  Menampilkan formula di setiap sel dan membuat hasil

·       Error Checking      :  Melakukan pengecekan akan adanya kesalahan pada formula

·       Evaluate Formula   :  Menampilkan kotak dialog penilaian formula

·       Watch Window     :  Memantau nilai sel sebagai perubahan yang dibuat di lembar

  4.  Grup Calculation

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Calculation :

·       Calculation Options  :  Menetapkan ketika formula dihitung

·       Calculate Now         :  Menghitung seluruh lembar kerja sekarang

·       Calculate Sheet        :  Menghitung lembar yang ada/digunakan

E. Tab Data terdiri dari 5 kelompok, yaitu : (1) Get External Data. (2) Connections, (3) Sort & Filter, (4) Data Tools, (5) Outline

     1.  Grup Get External Data

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Get External Data :

·       From Access                :  Memasukkan data dari Ms. Access

·       From Web                    :  Memasukkan data dari web

·       From Text                    :  Memasukkan data dari teks

·       From Other Sources     :  Memasukkan data dari sumber lain

·       Existing Connections     :  Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan

     2.  Grup Connections

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Function Connections :

·       Refresh All  :  Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber

·       Connections :  Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook

·       Properties    :  Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook

·       Edit Links    :  Mengatur koneksi data dari file lain

     3.  Grup Sort & Filter

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Sort & Filter :

·       Sort             :  Memunculkan kotak dialog pengurutan

·       Sort A to Z  :  Mengurutkan dari yang terkecil sampai terbesar

·       Sort Z to A  :  Mengurutkan dari yang terbesar sampai terkecil

·       Filter           :  Melakukan penyaringan terhadap sel

·       Clear           :  Menghapus penyaringan pada sel

·       Reapply       :  Melakukan kembali penyaringan

·       Advanced    :  Melakukan penyaringan spesifik

4.  Grup Data Tools

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Data Tools :

·       Text to Columns       :  Memisah isi sel menjadi beberapa kolom

·       Remove Duplicates  :  Menghilangkan bagis duplikasi

·       Data Validation        :  Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel

·       Consolidate              :  Menyatukan nilai beberapa range dalam satu range

·       What-If Analysis      :  Mencoba beberapa nilai pada formula

5.  Grup Outline

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Outline :

·       Group     :  Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat memendek dan memanjang

·       Ungroup :  Memisahkan sel yang mengelompok

·       Subtotal  :  Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan

F.  Tab Review terdiri dari 4 kelompok, yaitu : (1) Proofing, (2) Language, (3) Comments, (4) Changes

     1.  Grup Proofing

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Proofing :

·       Spelling     :  Mengecek ejaan pada tulisan yang ada dalam dokumen ms. excel yang sedang aktif

·       Research   :  Mencari materi referensi seperti kamus dll

·       Thesaurus :  Menyarankan kata dengan arti yang sama/hampir sama

2.  Grup Language

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Language :

·       Translate   :  Menerjemahkan kata/paragraph ke dalam bahasa lain menggunakan kamus 2 bahasa   atau mesin penerjemah

3.  Grup Comments

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Comments :

·       New Comment             :  Membuat kotak untuk menulis komentar /ulasan mengenai tulisan yang ada di dalam lembar kerja ms. Excel

·       Delete                          :  Menghapus komentar/ulsasan yang telah diseleksi

·       Previous                       :  Menuju ke komentar/ulasan sebelumnya

·       Next                            :  Menuju ke komentar/ulasan sesudahnya

·       Show/Hide Comment    :  Menampilkan/menyembunyikan komentar/ulasan

·       Show All Comments     :  Menampilkan semua komentar/ulasan

·       Show Ink                     :  Menampilkan/menyembunyikan tinta catatan di lembar kerja

4.  Grup Changes

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Changes :

·       Protect Sheet                           :  Melindungi lembar kerja yang ada dalam ms. Excel

·       Protect Workbook                   :  Melindungi buku kerja/data ms. excel

·       Share Workbook                     :  Membagi/menerbitkan buku kerja

·       Protect and Share Workbook  :  Melindungi dan menerbitkan buku kerja

·       Allow User to Edit Ranger       :  Memperbolehkan pengguna untuk mengedit

·       Track Changes                        :  Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen

G. Tab View terdiri dari 5 kelompok, yaitu : (1) Workbook Views, (2) Show, (3) Zoom, (4) Window. (5) Macros

     1.  Grup Workbook Views

Fungsi-fungsi ikon pada Workbook Views :

·       Normal                      :  Menampilkan dokumen secara normal

·       Page Layout              :  Mengatur tampilan latar belakan lembar kaerja

·       Page Break Preview  :  Melihat tampilan dokumen beserta pemotongan setiap halaman

·       Custom View             :  Menyimpan setting tampilan dan hasil cetak

·       Full Screen                 :  Melihat dokumen dalam mode layar penu

     2.  Grup Show

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Show :

·       Ruler             :  Menampilkan/tidak penggaris

·       Gridlines         :  Menampilkan/tidak garis kisi

·       Formula Bar   :  Menampilkan/tidak batang formula

·       Headings        :  Menampilkan/tidak heading

     3.  Grup Zoom

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Zoom :

·       Zoom                      :  Mengatur besar tampilan

·       100%                      :  Besar tampilan 100%

·       Zoom to Selection    :  Memperbesar tampilan sesuai bidang seleksi

     4.  Grup Window

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Window :

·       New Window               :  Membuka jendela baru dengan data sama

·       Arrange All                  :  Mengatur semua jendela sejajar berdampingan

·       Freeze Panes               :  Membuat sebagian lembar kerja terlihat dan lainnya menggulung

·       Split                             :  Membagi jendela menjadi beberapa penel yang memperlihatkan lembar kerja

·       Hide                            :  Menyembunyikan jendela terseleksi

·       Unhide                         :  Memunculkan jendela tersembunyi

·       View Side by Side        :  Menampilkan jendela berdampingan

·       Synchronous Scrolling   :  Membuat dua jendela menggulung bersamaan

·       Reset Window Position :  Menset ulang posisi jendela berdampingan

·       Save Workspace          :  Menyimpan pengaturan tampilan jendela sehingga dapat dibuka kembali  dengan tampilan yang sama

·       Switch Windows           :  Berganti jendela yang aktif

     5.  Grup Macros

Fungsi-fungsi ikon pada Grup Macros :

·       Macros            :  Memperlihatkan macro dokumen